OFFICEMANAGER

Bij De Kindertelefoon werken rond de 700 vrijwilligers en 55 betaalde krachten vanuit vijf locaties in Nederland. Als officemanager werk je op de locatie Utrecht samen met een aantal werkbegeleiders. Je bent onderdeel van het landelijke team Bereikbaarheid & Locaties met 7 andere officemanagers, de roostercoördinator en de manager.

Jij zorgt er voor dat de ruim 100 vrijwilligers op de locatie hun werk goed kunnen doen. Je houdt de locatie op orde en je bent verantwoordelijk voor de vrijwilligersadministratie, dat vrijwilligers zich inroosteren, de communicatie met vrijwilligers via app, mail en door het onderhouden van de Utrechtse intranetpagina, het budget- en voorraadbeheer van je locatie. Ook zorg je dat huishoudelijke zaken op orde zijn en fungeer je als eerste aanspreekpunt voor vrijwilligers bij allerlei soorten vragen. Je bent niet vies van een beetje ICT: je werkt zelf met veel verschillende systemen en je ondersteunt de vrijwilligers bij het werken met hun systemen. Je werkt bij veel taken volgens landelijk afgesproken werkprocessen en hebt daarbinnen vrijheid om je eigen stijl toe te passen op je locatie en in de communicatie met vrijwilligers. De werkdagen zien er afwisselend uit en door de dynamiek in de organisatie gaan veranderingen snel. Dat betekent dat je flexibel bent en inspeelt op wat er op dat moment (het hardst) nodig is. Je werkt overdag, maar een enkele keer in de avond om bijvoorbeeld te helpen bij een training van nieuwe vrijwilligers. De 28 uur verdeel je over ten minste 4 dagen. De maandag, woensdag en donderdag zijn sowieso werkdagen.

• Motiveren en enthousiasmeren: je bent goed zichtbaar voor de vrijwilligers en zorgt voor een goede, veilige sfeer en een warm welkom;
• Zelfstandig en nauwkeurig: je vindt het leuk om samen te werken in een klein locatieteam waarbij je je (administratieve) taken zelfstandig uitvoert, je bent een ster in overzicht houden en weet mensen op een prettige manier te woord te staan;
• Flexibel en stressbestendig: je doet wat er op elk moment het hardste nodig is, je kunt goed prioriteren, je wordt blij van een goede planning die je scherp onder de aandacht weet te houden.

• MBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur met een secretariële/administratieve opleiding.
• Minimaal 3 jaar relevante ervaring in een administratieve functie.
• Goede vaardigheid in Word, Excel en Sharepoint.

• Een ontwikkelingsgerichte open werkomgeving waarin je bijdraagt aan een maatschappelijk doel.
• Een bruto maandsalaris o.b.v. 36-urige werkweek van minimaal € 2.527,60 en maximaal € 3593,51 per maand (schaal 6). Per 1 maart 2025 vindt er een cao verhoging plaats van 3,6%.
• Een eindejaarsuitkering van 8,3% en opname in het pensioenfonds Zorg en Welzijn en overige arbeidsvoorwaarden volgens de cao Jeugdzorg.
• Een OV-kaart voor het reizen naar je eigen of een andere locatie van De Kindertelefoon. Voor het reizen naar je standplaats met de auto of fiets een reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer tot 40 km enkele reis. 
• Een tijdelijke aanstelling van een jaar, met uitzicht op een vast contract.

Stuur dan je cv en korte motivatie uiterlijk op 3 februari 2025 naar vacature@kindertelefoon.nl. Wil je eerst meer informatie of afstemming over de vacature? Dat kan natuurlijk ook. Je kunt dan contact opnemen met Kirsten Schopman, Manager Bereikbaarheid & Locaties op 06-8680 1832 of kirsten.schopman@kindertelefoon.nl. Zij beantwoordt je vragen graag!

De sollicitatieprocedure bestaat uit twee kennismakingsgesprekken en een arbeidsvoorwaardengesprek. Het eerste gesprek is digitaal op 10 februari . Het tweede gesprek vindt plaats op 18 februari op locatie Utrecht. Deze vacature wordt zowel in- als extern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid heeft de interne kandidaat voorrang.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.